GST/HST dla księgowych: rejestracja, okresy rozliczeniowe i terminy

Firma, która w ramach działalności komercyjnej dokonuje w Kanadzie dostaw opodatkowanych (taxable supplies), co do zasady musi się zarejestrować. Główny wyjątek to small supplier (mały dostawca): firma, której przychód z opodatkowanych dostaw na całym świecie, łącznie z podmiotami powiązanymi (associates), wynosi 30 000 $ lub mniej w każdym pojedynczym kwartale kalendarzowym oraz w ostatnich czterech kolejnych kwartałach kalendarzowych.

• Liczy się przychód przed odjęciem kosztów, łącznie z dostawami ze stawką zerową (zero-rated).
• Nie wlicza się usług finansowych, sprzedaży majątku trwałego (capital property) ani wartości firmy (goodwill) ze sprzedaży biznesu.
• Dla public service bodies próg wynosi 50 000 $; organizacje charytatywne mają własne zasady (przewodnik RC4082).
• Taksówki i komercyjny ride-sharing muszą się zarejestrować nawet jako small supplier.

Test działa w obie strony. Klient, który przekroczy 30 000 $ w jednym kwartale kalendarzowym, od razu przestaje być small supplier — nie czeka na sumę z czterech kwartałów.

Jeśli przychód przekroczy próg w jednym kwartale kalendarzowym, firma staje się podatnikiem (registrant) od dnia dostawy, którą przekroczyła próg, i musi doliczyć GST/HST już do tej dostawy. Na rejestrację ma 29 dni od tego dnia.

Small supplier prowadzący działalność komercyjną w Kanadzie może zarejestrować się dobrowolnie. Wtedy nalicza i wpłaca GST/HST od dostaw opodatkowanych, może odliczać input tax credits i musi pozostać zarejestrowany co najmniej rok, zanim poprosi o wyrejestrowanie.

CRA przydziela okres rozliczeniowy na podstawie przychodu z opodatkowanych dostaw w Kanadzie w poprzednim roku obrotowym (łącznie z zero-rated i z podmiotami powiązanymi). Nowy podatnik zwykle dostaje okres roczny. Rozliczać się częściej można zawsze — formularzem GST20.

Okres może zmienić się w trakcie roku. Podatnik roczny, którego przychód przekroczy 1 500 000 $ w pierwszym kwartale obrotowym, rozlicza się kwartalnie od drugiego kwartału; powyżej 6 000 000 $ — miesięcznie od następnego kwartału obrotowego. RC4022 omawia każdy przypadek na przykładach.

Dla okresów rozliczeniowych zaczynających się 1 stycznia 2024 r. lub później składanie elektroniczne jest obowiązkowe dla wszystkich podatników, z wyjątkiem niektórych instytucji finansowych i większości organizacji charytatywnych. Złożenie papierowe tam, gdzie wymagane jest elektroniczne, może skończyć się karą.

Deklarację składa się za każdy okres, nawet gdy nie ma nic do zapłaty ani do zwrotu. Brak deklaracji zerowej (nil return) może opóźnić zwroty i skutkować karą za niezłożenie.

Net tax za okres to GST/HST naliczony od sprzedaży minus GST/HST zapłacony od zakupów firmowych, które dają prawo do input tax credits (ITC) — odliczenia podatku naliczonego. Wynik dodatni się wpłaca, ujemny jest zwracany.

• ITC przysługuje tylko w takim zakresie, w jakim zakup służy działalności komercyjnej, a wydatek musi być rozsądny co do jakości, charakteru i ceny dla danej firmy.
• Brak ITC od zakupów do dostaw zwolnionych (exempt), do użytku prywatnego i od członkostwa w klubach rekreacyjnych, gastronomicznych czy sportowych (chyba że kupionych do odsprzedaży).
• Przechowuj faktury dostawców z danymi potrzebnymi do ITC, w tym z ich numerem GST/HST.

Quick method pozwala małej firmie wpłacać stały procent sprzedaży z podatkiem zamiast rozliczać ITC od większości zakupów. Mogą z niej korzystać firmy ze stałym zakładem (permanent establishment) w Kanadzie, których roczne dostawy opodatkowane na całym świecie, łącznie z podmiotami powiązanymi, nie przekraczają 400 000 $ (z GST/HST) w żadnych czterech kolejnych kwartałach obrotowych z ostatnich pięciu.

RC4022 wprost wyłącza osoby świadczące usługi księgowe (bookkeeping), doradztwa finansowego i podatkowego, przygotowywania zeznań podatkowych, a także usługi prawne, rachunkowe i aktuarialne. Biuro księgowe rozlicza własny GST/HST metodą zwykłą.

Podatnik roczny, którego net tax wyniósł 3 000 $ lub więcej w poprzednim roku obrotowym i wynosi 3 000 $ lub więcej w bieżącym, płaci kwartalne zaliczki (instalments) — każdą w ciągu miesiąca po końcu kwartału obrotowego. Zwykle to ćwierć zeszłorocznego net tax albo ćwierć szacunku na ten rok, jeśli będzie niższy (z odsetkami, jeśli szacunek okaże się zaniżony).

• Faktury sprzedaży i zakupu oraz inne dokumenty GST/HST przechowuje się sześć lat od końca roku, którego dotyczą. Wcześniejsze zniszczenie wymaga pisemnej zgody CRA.
• Po kontroli CRA przysyła wstępne zestawienie korekt; jest 30 dni na jego omówienie przed wydaniem decyzji ((re)assessment).
• Sprzeciw (objection) od decyzji w sprawie GST/HST składa się w ciągu 90 dni od daty na zawiadomieniu (formularz GST159 lub online w koncie CRA).