Potrącenia płacowe: typy płatników, terminy i kary za spóźnienie

1. Otworzyć w CRA payroll program account — konto potrąceń płacowych.
2. Uzyskać od każdego pracownika SIN w ciągu trzech dni od rozpoczęcia pracy oraz wypełniony federalny (a gdzie trzeba — prowincjonalny) formularz TD1.
3. Potrącać z wynagrodzeń, świadczeń i dodatków składki CPP, składki EI i podatek dochodowy — i przechowywać te kwoty w powiernictwie, oddzielnie od pieniędzy firmy.
4. Wpłacać je razem z własną częścią pracodawcy na CPP i EI w terminie właściwym dla typu płatnika.
5. Wykazywać wynagrodzenia i potrącenia na drukach T4 lub T4A z zestawieniem do ostatniego dnia lutego następnego roku.
6. Wystawić Record of Employment (ROE), gdy pracownik przestaje pracować i ma przerwę w zarobkach.
7. Przechowywać dokumenty co najmniej sześć lat po roku, którego dotyczą.

Pracodawca, który nie dołożył rozsądnych starań, by uzyskać SIN pracownika, może zapłacić karę 100 $ za każdy taki numer. Potrącenia i druki są wymagane nawet wtedy, gdy SIN jeszcze nie dotarł.

Termin zależy od średniej miesięcznej kwoty potrąceń (AMWA) — sumy wpłat w roku kalendarzowym podzielonej przez liczbę miesięcy z wpłatami — sprzed dwóch lat kalendarzowych. CRA informuje pracodawcę o jego typie; można go też sprawdzić w My Business Account lub Represent a Client.

Nienaganna historia (perfect compliance history) to 12 miesięcy, w których wszystkie potrącenia i wpłaty płacowe były na czas, GST/HST zapłacono na czas, a deklaracje T4 i GST/HST złożono na czas. Jedno spóźnienie kończy wpłaty kwartalne od następnego miesiąca, aż zbierze się nowe 12 miesięcy.

Gdy termin przypada w sobotę, niedzielę lub święto uznane przez CRA, wpłata jest terminowa, jeśli zostanie otrzymana lub zaksięgowana w kanadyjskiej instytucji finansowej do następnego dnia roboczego.

• Zwykle naliczana tylko od części powyżej 500 $, ale od całej kwoty, jeśli naruszenie było świadome lub z rażącym niedbalstwem.
• Drugie i kolejne świadome lub rażąco niedbałe naruszenie w tym samym roku kalendarzowym — 20%.
• Płatnikom progu 2, którzy płacą na czas, ale nie przez instytucję finansową, można naliczyć 3%.
• Kwoty potrącone, a niewpłacone, są dochodzone w całości — część pracownika i część pracodawcy — z karą i odsetkami. Dyrektorzy mogą odpowiadać osobiście.

Stawki CPP i EI, maksymalne zarobki emerytalne i ubezpieczeniowe oraz maksymalne składki zmieniają się co styczeń, a od 1 stycznia 2024 r. pracodawcy potrącają też drugą dodatkową składkę (CPP2) od zarobków powyżej rocznego maksimum. Bierz liczby na bieżący rok ze stron CRA ze stawkami (są w źródłach poniżej), a nie z zeszłorocznych notatek.

Deklaracje informacyjne T4 i T4A składa się, a druki wydaje pracownikom, najpóźniej ostatniego dnia lutego roku następującego po roku, którego dotyczą. Jeśli ten dzień to sobota lub niedziela, termin przypada w następnym dniu roboczym. Grudniowa wpłata z terminem 15 stycznia jest spóźniona, jeśli zapłacono ją razem z deklaracją T4 złożoną po 15 stycznia.