Prezenty dla pracowników i firmowe przyjęcia świąteczne: zasady CRA 500 $ i 150 $

Prezent lub nagroda dla pracownika to opodatkowane świadczenie z tytułu zatrudnienia, czy to w gotówce, w ekwiwalencie gotówki (near-cash), czy w formie niepieniężnej. CRA ma politykę administracyjną, która zwalnia część prezentów niepieniężnych. Nigdy nie obejmuje gotówki ani near-cash: tego, co działa jak pieniądze albo łatwo się na nie zamienia, jak papiery wartościowe, akcje czy samorodki złota.

Polityka nie obejmuje też pracowników powiązanych z pracodawcą (non-arm’s length): krewnych właściciela, udziałowców ani osób z nimi powiązanych. W firmie rodzinnej to często większość załogi.

Pracodawca może dać pracownikowi dowolną liczbę niepieniężnych prezentów i nagród o łącznej wartości do 500 $ rocznie. Do dochodu pracownika wchodzi tylko nadwyżka ponad 500 $.

• Prezent musi być z okazji szczególnej: święto religijne, urodziny, ślub, narodziny dziecka.
• Nagroda musi wyróżniać osiągnięcie związane z pracą, jak wybitna służba czy propozycja pracownika. Ma jasne kryteria, procedurę zgłaszania i oceny oraz ograniczoną liczbę laureatów.
• Premia za dobrze wykonaną pracę (plan wykonany, projekt skończony wcześniej lub taniej, nadgodziny, zastępstwo za kolegę) nie jest nagrodą w rozumieniu polityki. Jest opodatkowana w całości.
• Wartość to wartość rynkowa każdego prezentu wraz z GST/HST i PST, a nie to, ile zapłacił pracodawca.
• Drobiazgi nie liczą się do 500 $: kawa lub herbata, koszulki z logo pracodawcy, kubki, tabliczki lub puchary.
• Bilety na wydarzenie w konkretnym dniu i godzinie oraz bony na konkretną rzecz (przykład CRA: indyk wart do 30 $, bez zamiany) są zwykle niepieniężne.

Karta podarunkowa (także bon, karta chipowa czy elektroniczna) jest niepieniężna i mieści się w 500 $ tylko wtedy, gdy spełnia wszystkie warunki:

• Ma już załadowaną kwotę i można nią płacić tylko u jednego sprzedawcy lub w grupie sprzedawców wymienionych na karcie.
• Jej regulamin wyraźnie mówi, że kwoty nie można wymienić na gotówkę.
• Prowadzony jest rejestr: imię i nazwisko pracownika, data wręczenia karty, powód (przyjęcie, prezent lub nagroda), rodzaj karty, kwota i sprzedawca(y).

Jeśli choć jeden warunek nie jest spełniony, karta jest near-cash i jest opodatkowana od pierwszego dolara. CRA pisze, że pracodawca musi sprawdzać regulamin każdej karty osobno. Karta przedpłacona, którą można płacić wszędzie, zwykle nie spełnia pierwszego warunku. Rejestr księgowy może założyć już dziś.

Raz na pięć lat pracodawca może dodatkowo dać niepieniężną nagrodę za staż lub jubileusz wartą do 500 $ bez podatku. Musi być za co najmniej pięć lat pracy i od poprzedniej takiej nagrody musi minąć co najmniej pięć lat. Nie zmniejsza rocznych 500 $ na inne prezenty. Niewykorzystana część nie przechodzi: nagroda za 300 $ nie podnosi drugiego limitu do 700 $.

Bezpłatne przyjęcie lub inne wydarzenie dla wszystkich pracowników nie jest opodatkowanym świadczeniem, jeśli kosztuje do 150 $ na osobę. Transport do domu, taksówki i nocleg nie wliczają się do 150 $. Jeśli koszt przekroczy 150 $ na osobę, opodatkowanym świadczeniem staje się cała kwota, łącznie z tymi dodatkowymi kosztami.

• Wydarzenia online: bez podatku, jeśli są dla wszystkich pracowników i kosztują z podatkami do 50 $ na pracownika za samo jedzenie, napoje i dostawę albo do 100 $ z rozrywką. Zwroty wymagają paragonów, a karty na dostawę jedzenia muszą spełniać warunki dla kart podarunkowych powyżej.
• Wydarzenia mieszane: do 150 $ na osobę z podatkami, przy czym osobami są też małżonkowie i partnerzy.
• Dla wydarzeń online i mieszanych CRA ustala roczny limit sześciu wydarzeń opłaconych przez pracodawcę, stacjonarnych i online łącznie.

Opodatkowany prezent lub przyjęcie wykazuje się na T4 za rok, w którym pracownik je otrzymał: w box 14 „Employment income” i pod kodem 40 w „Other information”. Potrącenia określa tabela świadczeń CRA (Benefits chart):

Bilety do celów służbowych (pracownik musi być na meczu, żeby gościć klientów lub nadzorować) nie są świadczeniem. Zapisz, kto dostał bilet i po co. Bilety do użytku prywatnego są opodatkowane, chyba że mieszczą się w polityce prezentów.

Jedzenie, napoje i rozrywkę zwykle odlicza się w 50%. Przewodnik CRA o dochodach z działalności T4002 (linia 8523) wymienia wyjątki, a jednym z nich jest przyjęcie biurowe lub podobne wydarzenie, na które zaproszono wszystkich pracowników danej lokalizacji. Limit to sześć takich wydarzeń rocznie. Dla nich ograniczenie 50% nie obowiązuje.

T4002 to przewodnik dla jednoosobowych firm i spółek osobowych składających T2125. To zasady federalne. Revenu Québec ma własne i ta strona ich nie obejmuje.