Jak długo przechowywać dokumenty firmowe w Kanadzie: reguła sześciu lat CRA i wyjątki

Co do zasady wymagane dokumenty księgowe i dokumenty je potwierdzające przechowuje się sześć lat od końca ostatniego roku podatkowego, którego dotyczą. Rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy dla osoby fizycznej i okres obrachunkowy dla spółki. W przypadku trustu zależy od jego rodzaju.

CRA wskazuje, że zasady przechowywania są podobne w Income Tax Act, Excise Tax Act (obejmuje GST/HST), Employment Insurance Act, Canada Pension Plan, Excise Act, 2001 i Air Travellers Security Charge Act. Jeden sześcioletni nawyk obejmuje podatek dochodowy, GST/HST i dokumenty płacowe.

Odliczanie zaczyna się od końca ostatniego roku podatkowego, którego dotyczy dokument. Umowę lub kredyt trwający latami przechowuje się do sześciu lat po ostatnim roku, w którym ma znaczenie, a nie sześć lat od podpisania.

Strona podaje też okresy dla GST/HST tax adjustment note wystawionej podmiotowi emerytalnemu (sześć lat od dnia wystawienia), dla cofniętej rejestracji organizacji charytatywnej (dwa lata od cofnięcia) i dla agentów zarejestrowanych partii politycznych. Jeśli Twój klient jest wśród nich, otwórz stronę CRA.

To uporządkowane dokumenty księgowe i finansowe, które podsumowują transakcje, razem z dokumentami je potwierdzającymi. Lista CRA jest długa: księgi główne, dzienniki, sprawozdania finansowe, wyciągi z kont, zeznania podatkowe i deklaracje GST/HST, faktury sprzedaży, dowody zakupu, umowy, kwity wpłat, wyciągi bankowe, anulowane czeki, paragony z kasy, potwierdzenia kart kredytowych, zlecenia pracy, dowody dostawy, papiery robocze, dzienniki, e-maile i cała korespondencja potwierdzająca transakcję.

• Dokumenty muszą prowadzić ci, którzy mają złożyć zeznanie, prowadzą działalność, pobierają lub płacą podatek albo potrącenia płacowe, lub wnioskują o zwrot GST/HST. Lista wymienia też dostawców usług płacowych i osoby trzecie prowadzące dokumentację.
• Spółki holdingowe i nieaktywne też prowadzą dokumenty.
• Dla każdej z tych sytuacji dokumenty prowadzi się osobno.
• Dokumenty mają być rzetelne i kompletne, zawierać to, co potrzebne do wypełnienia obowiązków podatkowych i obliczenia ulg, być poparte dokumentami i prowadzone po angielsku, francusku lub w obu językach.

Odpowiedzialność zostaje przy osobie, do której dokumenty należą. CRA pisze, że dokumenty trzeba chronić, nawet gdy przechowuje je osoba trzecia, a RC188 mówi, że właściciel odpowiada za to, by prowadzone były odpowiednie dokumenty, także gdy robi to księgowy, specjalista ds. rachunkowości lub dostawca aplikacji. CRA musi mieć wgląd w dokumenty na żądanie, także te, które mają osoby trzecie.

• Zadbaj, by właściciel, pracownik lub osoba trzecia prowadząca dokumentację była obecna, gdy urzędnicy CRA badają dokumenty pod adresem ich przechowywania, a Twój przedstawiciel współpracował i odpowiadał na pytania o firmę.
• Urzędnicy CRA mogą robić kopie lub żądać kopii wszelkich potrzebnych dokumentów.
• CRA zaleca informować ją o zmianach u osób trzecich, które mogą wpłynąć na dokumenty, na przykład o przeniesieniu do innego dostawcy.
• W transakcjach internetowych przechowuj informacje sam albo ich kopię: logi serwera, e-maile z potwierdzeniem, podpisy elektroniczne. Osoba trzecia może nie przechowywać ich przez okres wymagany prawem, nawet gdy sprzedaż obsługują menedżerowie transakcji lub inni agenci.

CRA akceptuje dokumenty prowadzone na papierze, na papierze i później przekształcone do czytelnego formatu elektronicznego albo wyłącznie w czytelnym formacie elektronicznym.

• Powstałe na papierze. Zachowaj papier, chyba że jest zapisany jako akceptowalny obraz (plik elektroniczny, mikrofisza lub mikrofilm). Obraz musi wiernie odtwarzać oryginał i go zastępować, dawać te same informacje i nie zasłaniać istotnych szczegółów przez ograniczenia rozdzielczości, tonalności lub barwy.
• Powstałe elektronicznie. Przechowuj w czytelnym formacie elektronicznym, nawet jeśli masz wydruk.
• Wyrzucenie zeskanowanego papieru. Jeśli skanowanie spełnia normę, którą wskazuje CRA (najnowsza krajowa norma Kanady, CGSB CAN/CGSB 72.34), obrazy stają się dokumentami stałymi, a papier można zniszczyć. Jeśli firma nie może spełnić tej normy, zachowuje oryginały. W razie wątpliwości CRA zaleca najpierw uzyskać poradę prawną.
• Systemy. Dokument elektroniczny musi być obsługiwany przez system, który wytwarza dokumenty dostępne dla CRA i czytelne dla jej oprogramowania, i pozostaje czytelny po zmianie systemu. Jeśli dokumenty są zaszyfrowane, CRA musi móc je uzyskać odszyfrowane.
• Kopie zapasowe. Zawsze miej odpowiednie kopie zapasowe, najlepiej w miejscu w Kanadzie innym niż siedziba firmy. Sprawdź, czy kopię da się odtworzyć w użytecznej postaci.

CRA może też badać systemy firmy: przepływ informacji, co jest zachowywane i jak rzetelna jest kontrola. Oczekuje ścieżki audytu, czyli informacji potrzebnych do odtworzenia przebiegu zdarzeń transakcji, od dokumentu potwierdzającego (papierowego lub elektronicznego) do zbiorczych kont finansowych. Jej częścią mogą być kasy, handel elektroniczny, zapasy, płatności, poczta i programy do przygotowania zeznań.

Dokumenty przechowuje się w siedzibie firmy lub w miejscu zamieszkania w Kanadzie, chyba że CRA pisemnie zezwoli na inne miejsce. Dokument przechowywany poza Kanadą i dostępny stamtąd elektronicznie nie jest uznawany za przechowywany w Kanadzie.

• Aby poprosić o zgodę, napisz do urzędu skarbowego (tax services office). Zgoda przychodzi na piśmie, z warunkami.
• Przy zgodzie na przechowywanie dokumentów elektronicznych poza Kanadą CRA może przyjąć kopie, gdy jest przekonana, że są wierne, można je udostępnić jej urzędnikom w Kanadzie w formacie czytelnym dla jej oprogramowania i zawierają dość szczegółów, by poprzeć zeznania.
• Jeśli dokumenty są na serwerach poza Kanadą, musisz mieć do nich dostęp albo zapewnić go swoim pracownikom i przekazać CRA potrzebne zapisy systemu elektronicznego.
• Zarejestrowane organizacje charytatywne i niektóre inne podmioty nie mogą uzyskać zgody na przechowywanie dokumentów poza Kanadą.

Ta strona nie mówi, czy konkretny program księgowy przechowuje dane w Kanadzie, i nie jest opinią prawną o przechowywaniu w chmurze. Jeśli księgi klienta są na serwerach za granicą, przeczytaj stronę CRA powyżej i zapytaj urząd skarbowy lub prawnika.

• GST/HST. Dokumenty muszą opisywać towary i usługi na tyle szczegółowo, by ustalić, czy GST/HST ma zastosowanie, i pozwalać obliczyć podatek do zapłaty lub pobrania oraz każdy zwrot, rebate lub odliczenie od podatku netto. Aby rozliczyć input tax credit, zachowaj faktury lub dowody zakupu. Muszą zawierać konkretne dane, które określa CRA, a Twoje faktury sprzedaży wymagają tych samych danych, by klienci będący płatnikami GST mogli się rozliczyć.
• Płace. Gdy potrącasz podatek dochodowy, składki CPP lub EI, dokumenty pokazują godziny pracy każdego pracownika i potrącone kwoty. Zachowaj formularz TD1 każdego pracownika, formularz TP-1015.3-V dla pracowników w Quebecu, pisma CRA obniżające potrącenia na dany rok, wszystkie wydane informacyjne druki i złożone zeznania oraz dane o zarejestrowanych planach emerytalnych.
• Spółki przechowują ponadto protokoły zebrań zarządu i akcjonariuszy, dane o własności i przeniesieniu akcji, księgę główną lub inne księgi ostatecznego zapisu, szczególne umowy potrzebne do zrozumienia zapisów i informacje o działalności internetowej. Spółki z transakcjami międzynarodowymi między podmiotami powiązanymi przechowują całą dokumentację cen transferowych.

Aby zniszczyć księgi i dokumenty przed końcem okresu przechowywania, najpierw trzeba uzyskać pisemną zgodę CRA: wypełnij formularz T137, Request for Destruction of Records, albo złóż pisemny wniosek do urzędu skarbowego. Możesz to zrobić Ty lub upoważniony przedstawiciel. Zniszczenie dokumentów papierowych lub elektronicznych bez zgody może skutkować ściganiem.

CRA może zatwierdzić zniszczenie tylko dokumentów, których wymagają ustawy, które administruje. Inne przepisy federalne, prowincji, terytoriów lub gmin mogą wymagać tych samych dokumentów dłużej, a CRA nie może ich uchylić.

To zasady CRA. Revenu Québec i inne organy prowincji mają własne, a ta strona ich nie obejmuje.