Подарунки працівникам і святкові корпоративи: правила CRA про $500 і $150

Подарунок чи нагорода працівнику — це оподатковувана вигода від роботи, хоч грошима, хоч «майже грошима» (near-cash), хоч у негрошовій формі. CRA має адміністративну політику, що звільняє частину негрошових подарунків. На гроші та near-cash вона не поширюється ніколи: це те, що працює як гроші або легко в них перетворюється, як-от цінні папери, акції чи золоті самородки.

Політика також не діє для працівників, пов’язаних із роботодавцем (non-arm’s length): родичів власника, акціонерів чи пов’язаних із ними осіб. У сімейному бізнесі це часто більшість працівників.

Роботодавець може дати працівнику скільки завгодно негрошових подарунків і нагород загальною вартістю до $500 на рік. У дохід працівника йде лише сума понад $500.

• Подарунок має бути з особливої нагоди: релігійне свято, день народження, весілля, народження дитини.
• Нагорода має відзначати досягнення, пов’язане з роботою, як-от видатну службу чи пропозицію працівника. У неї чіткі критерії, процедура висунення й оцінки та обмежена кількість отримувачів.
• Винагорода за добре виконану роботу (виконаний план, завершення раніше чи дешевше, понаднормова робота, заміна колеги) не є нагородою в сенсі політики. Вона оподатковується повністю.
• Вартість — це ринкова вартість кожного подарунка разом із GST/HST і PST, а не те, скільки заплатив роботодавець.
• Дрібниці не рахуються в $500: кава чи чай, футболки з логотипом роботодавця, чашки, таблички чи кубки.
• Квитки на захід із конкретною датою й часом і ваучери на конкретну річ (приклад CRA: індичка вартістю до $30 без заміни) зазвичай негрошові.

Подарункова картка (зокрема сертифікат, чипова чи електронна картка) вважається негрошовою і входить у $500, лише якщо виконано всі умови:

• На ній уже є сума, і нею можна платити лише в одного продавця або в групі продавців, названих на картці.
• Її умови прямо кажуть, що суму не можна обміняти на гроші.
• Ведеться журнал: ім’я працівника, дата видачі картки, причина (корпоратив, подарунок чи нагорода), тип картки, сума і продавець(-ці).

Якщо бодай одна умова не виконана, картка — це near-cash, і вона оподатковується з першого долара. CRA пише, що роботодавець має перевіряти умови кожної картки окремо. Передплачена картка, якою можна платити будь-де, зазвичай не проходить першу умову. Журнал бухгалтер може завести вже сьогодні.

Раз на п’ять років роботодавець може додатково дати негрошову нагороду за стаж чи ювілей вартістю до $500 без податку. Вона має бути щонайменше за п’ять років роботи, і з попередньої такої нагороди мають минути щонайменше п’ять років. Річні $500 на інші подарунки вона не зменшує. Залишок не переноситься: нагорода на $300 не піднімає інший ліміт до $700.

Безкоштовна вечірка чи інший захід для всіх працівників не є оподатковуваною вигодою, якщо коштує до $150 на особу. Дорога додому, таксі й нічліг у ці $150 не рахуються. Якщо вартість перевищує $150 на особу, оподатковуваною вигодою стає вся сума разом із цими додатковими витратами.

• Онлайн-заходи: без податку, якщо відкриті для всіх працівників і коштують з податками до $50 на працівника лише за їжу, напої й доставку, або до $100, якщо є розважальна частина. Для відшкодувань потрібні чеки, а картки на доставку їжі мають відповідати умовам для подарункових карток вище.
• Змішані заходи: до $150 на особу з податками, причому особами вважаються й подружжя та цивільні партнери.
• Для онлайн- і змішаних заходів CRA встановлює річний максимум — шість заходів за рахунок роботодавця, очних і онлайн разом.

Оподатковуваний подарунок чи корпоратив показують у T4 за рік, коли працівник його отримав: у box 14 «Employment income» і з кодом 40 в «Other information». Утримання визначає таблиця вигод CRA (Benefits chart):

Квитки для робочих цілей (працівник мусить бути на матчі, щоб приймати клієнтів чи наглядати) вигодою не є. Запишіть, хто отримав квиток і навіщо. Квитки для особистого використання оподатковуються, якщо не підпадають під політику про подарунки.

Їжу, напої й розваги зазвичай списують на 50%. Посібник CRA для бізнес-доходу T4002 (рядок 8523) перелічує винятки, і один із них — офісна вечірка чи подібний захід, на який запрошено всіх працівників певного місця роботи. Ліміт — шість таких заходів на рік. Для них обмеження 50% не діє.

T4002 — посібник для самозайнятих і партнерств, що подають T2125. Це федеральні правила. Revenu Québec має свої, і ця сторінка їх не охоплює.