Як довго зберігати бізнес-документи в Канаді: правило шести років CRA та винятки

Зазвичай обов’язкові облікові документи й підтвердні папери зберігають шість років від кінця останнього податкового року, якого вони стосуються. Податковий рік для фізичної особи — календарний рік, для корпорації — її фінансовий період. Для трасту він залежить від типу трасту.

CRA зазначає, що правила зберігання схожі в Income Tax Act, Excise Tax Act (до нього належить GST/HST), Employment Insurance Act, Canada Pension Plan, Excise Act, 2001 і Air Travellers Security Charge Act. Один шестирічний строк покриває податок на прибуток, GST/HST і зарплатні документи.

Відлік іде від кінця останнього податкового року, якого стосується документ. Договір чи кредитну угоду, що діє роками, зберігають до шести років після останнього року, коли вона має значення, а не шість років після підписання.

Сторінка також називає строки для GST/HST tax adjustment note, виданої пенсійній структурі (шість років від дня видачі), для скасованої реєстрації благодійної організації (два роки від скасування) і для агентів зареєстрованих політичних партій. Якщо ваш клієнт серед них, відкрийте сторінку CRA.

Це впорядковані бухгалтерські й фінансові документи, що підсумовують операції, разом із паперами, які їх підтверджують. Перелік CRA довгий: головні книги, журнали, фінансова звітність, виписки з рахунків, декларації з податку на прибуток і GST/HST, рахунки продажу, чеки покупок, договори, квитанції про внесок, банківські виписки, погашені чеки, касові чеки, чеки кредитних карток, замовлення на роботу, накладні, робочі папери, журнали обліку, електронні листи і все листування, що підтверджує операцію.

• Документи ведуть ті, хто мусить подавати декларацію, веде бізнес, збирає чи сплачує податок або утримання із зарплати, або подає заявку на відшкодування GST/HST. У переліку є також постачальники зарплатних послуг і треті особи, які ведуть облік.
• Холдингові та неактивні корпорації теж ведуть документи.
• Для кожної з цих ситуацій документи ведуть окремо.
• Документи мають бути надійними й повними, містити все потрібне для виконання податкових обов’язків і розрахунку кредитів, бути підкріплені паперами та вестися англійською, французькою або обома.

Відповідальність лишається на тому, кому належать документи. CRA пише, що документи треба захищати, навіть якщо їх зберігає третя сторона, а RC188 каже, що власник відповідає за належні документи, навіть коли їх веде бухгалтер, акаунтант чи постачальник додатків. CRA має мати доступ до документів на вимогу, зокрема тих, що в третіх осіб.

• Подбайте, щоб власник, працівник або третя особа, що веде облік, були присутні, коли посадовці CRA перевіряють документи за адресою їх зберігання, а ваш представник співпрацював і відповідав на питання про бізнес.
• Посадовці CRA можуть робити копії або вимагати копії будь-яких потрібних документів.
• CRA радить повідомляти їй про зміни в третіх сторін, що можуть вплинути на документи, наприклад про перенесення до іншого постачальника.
• Для інтернет-операцій зберігайте інформацію самі або її копію: вебжурнали, листи-підтвердження, електронні підписи. Третя сторона може не зберігати її весь строк, який вимагає закон, навіть коли продаж обробляють менеджери транзакцій чи інші агенти.

CRA приймає документи на папері, на папері з подальшим перетворенням у читабельний електронний формат або лише в читабельному електронному форматі.

• Створені на папері. Зберігайте папір, якщо його не збережено як прийнятне зображення (електронний файл, мікрофіша чи мікроплівка). Зображення має точно відтворювати оригінал і замінювати його, давати ту саму інформацію й не приховувати істотних деталей через обмеження роздільності, тону чи відтінку.
• Створені в електронному вигляді. Зберігайте в читабельному електронному форматі, навіть якщо є роздруківка.
• Викинути відсканований папір. Якщо сканування відповідає стандарту, який називає CRA (найновіший національний стандарт Канади, CGSB CAN/CGSB 72.34), зображення стають постійними документами, а папір можна знищити. Якщо бізнес не може дотриматися цього стандарту, він зберігає оригінали. Якщо є сумнів, CRA радить спершу отримати юридичну пораду.
• Системи. Електронний документ має підтримуватися системою, що видає документи, доступні CRA і читабельні її програмами, і лишатися читабельним після зміни системи. Якщо документи зашифровано, CRA має мати змогу отримати їх розшифрованими.
• Резервні копії. Завжди робіть належні резервні копії, бажано в місці в Канаді, відмінному від місця ведення бізнесу. Перевірте, що копію можна відновити у придатному вигляді.

CRA також може перевіряти бізнес-системи: рух інформації, що зберігається, наскільки надійний контроль. Вона очікує аудиторського сліду — інформації, потрібної, щоб відтворити послідовність подій операції, від підтверджувального документа (паперового чи електронного) до зведених фінансових рахунків. Його частиною можуть бути каси, електронна комерція, запаси, платежі, пошта та програми для підготовки декларацій.

Документи зберігають у місці ведення бізнесу або в житлі в Канаді, якщо CRA не дозволила письмово зберігати їх деінде. Документ, що лежить за межами Канади й доступний звідти електронно, не вважається збереженим у Канаді.

• Щоб попросити дозвіл, напишіть до податкового офісу (tax services office). Дозвіл надають письмово, з умовами.
• Якщо дозвіл зберігати електронні документи за межами Канади дано, CRA може прийняти копії, коли переконана, що вони достовірні, їх можна надати її посадовцям у Канаді у форматі, який читають її програми, і вони містять достатньо деталей для підтвердження декларацій.
• Якщо документи на серверах за межами Канади, ви маєте мати доступ до серверів або забезпечити його своїм персоналом і надати CRA потрібні записи електронної системи.
• Зареєстровані благодійні організації та деякі інші структури не можуть отримати дозвіл зберігати документи за межами Канади.

Ця сторінка не каже, чи зберігає конкретна бухгалтерська програма дані в Канаді, і не є юридичним висновком про хмарне зберігання. Якщо книги клієнта лежать на серверах за кордоном, прочитайте сторінку CRA вище й запитайте податковий офіс чи юриста.

• GST/HST. Документи мають описувати товари й послуги достатньо докладно, щоб визначити, чи діє GST/HST, і дозволяти розрахувати податок до сплати чи збору та будь-яке відшкодування, rebate або вирахування з чистого податку. Щоб заявити input tax credit, зберігайте рахунки чи чеки покупок. У них мають бути конкретні дані, які вимагає CRA, і ваші рахунки продажу потребують тих самих даних, щоб клієнти — платники GST могли подати заявку.
• Зарплата. Коли ви утримуєте податок на прибуток, внески CPP чи EI, у документах зазначено години кожного працівника й утримані суми. Зберігайте форму TD1 кожного працівника, форму TP-1015.3-V для працівників у Квебеку, листи-дозволи CRA, що зменшують утримання за рік, усі видані інформаційні слипи й подані декларації та дані про зареєстровані пенсійні плани.
• Корпорації додатково зберігають протоколи зборів директорів і акціонерів, дані про володіння акціями та їх передачу, головну книгу чи інші книги остаточного запису, особливі договори, потрібні для розуміння записів, і інформацію про інтернет-діяльність. Корпорації з міжнародними операціями між пов’язаними особами зберігають усі документи про трансфертне ціноутворення.

Щоб знищити облікові книги й документи до кінця строку, спершу потрібен письмовий дозвіл CRA: заповніть форму T137, Request for Destruction of Records, або подайте письмову заяву до податкового офісу. Це можете зробити ви або уповноважений представник. Знищення паперових чи електронних документів без дозволу може призвести до переслідування.

CRA може схвалити знищення лише документів, яких вимагають закони, що їх вона адмініструє. Інші федеральні, провінційні, територіальні чи муніципальні закони можуть вимагати ті самі документи довше, і CRA не може їх скасувати.

Це правила CRA. Revenu Québec та інші провінційні органи мають свої, і ця сторінка їх не охоплює.