Cadeaux aux employés et fêtes de fin d’année : les règles de 500 $ et de 150 $ de l’ARC

Un cadeau ou une récompense à un employé est un avantage imposable lié à l’emploi, qu’il soit en espèces, en quasi-espèces ou non monétaire. L’ARC a une politique administrative qui exonère certains cadeaux non monétaires. Elle ne vise jamais les cadeaux en espèces ou quasi-espèces : ce qui fonctionne comme de l’argent ou se convertit facilement en argent, comme des valeurs mobilières, des actions ou des pépites d’or.

La politique ne s’applique pas non plus aux employés avec qui l’employeur a un lien de dépendance, comme les parents du propriétaire, les actionnaires ou les personnes qui leur sont liées. Dans une entreprise familiale, c’est souvent la majeure partie du personnel.

Un employeur peut donner à un employé un nombre illimité de cadeaux et de récompenses non monétaires d’une valeur totale de 500 $ ou moins par année. Seule la partie au-delà de 500 $ est incluse dans le revenu de l’employé.

• Un cadeau doit souligner une occasion spéciale : une fête religieuse, un anniversaire, un mariage, la naissance d’un enfant.
• Une récompense doit souligner une réalisation liée à l’emploi, comme un service exceptionnel ou une suggestion d’employé. Elle a des critères clairs, un processus de mise en candidature et d’évaluation et un nombre limité de bénéficiaires.
• Une prime pour avoir bien fait son travail (atteindre un objectif, finir en avance ou sous le budget, heures supplémentaires, remplacer un collègue) n’est pas une récompense au sens de la politique. Elle est entièrement imposable.
• La valeur est la juste valeur marchande de chaque cadeau, TPS/TVH et TVP comprises, et non ce que l’employeur a payé.
• Les articles de peu de valeur ne comptent pas dans les 500 $ : café ou thé, t-shirts avec le logo de l’employeur, tasses, plaques ou trophées.
• Les billets pour un événement à date et heure fixes, et les bons pour un article précis (l’exemple de l’ARC : une dinde d’une valeur maximale de 30 $, sans substitution) sont en général non monétaires.

Une carte-cadeau (y compris un certificat-cadeau, une carte à puce ou une carte électronique) est non monétaire, et entre dans les 500 $, seulement si toutes ces conditions sont remplies :

• Elle est déjà chargée d’un montant et ne peut servir que chez un détaillant ou un groupe de détaillants nommés sur la carte.
• Ses conditions indiquent clairement que le montant ne peut pas être converti en argent.
• Un registre est tenu avec : le nom de l’employé, la date de remise, la raison (événement social, cadeau ou récompense), le type de carte, son montant et le ou les détaillants.

Si une seule condition manque, la carte est une quasi-espèce, imposable dès le premier dollar. L’ARC précise que l’employeur doit examiner les conditions de chaque carte au cas par cas. Une carte prépayée utilisable partout ne remplit généralement pas la première condition. Le registre, le teneur de livres peut le mettre en place dès aujourd’hui.

Une fois tous les cinq ans, l’employeur peut aussi donner une récompense non monétaire pour années de service ou anniversaire d’une valeur de 500 $ ou moins, en franchise d’impôt. Elle doit souligner au moins cinq ans de service, et au moins cinq ans doivent s’être écoulés depuis la précédente. Elle n’entame pas les 500 $ annuels des autres cadeaux. L’écart ne se reporte pas : une récompense de 300 $ ne porte pas l’autre limite à 700 $.

Une fête gratuite ou un autre événement social offert à tous les employés n’est pas un avantage imposable si le coût est de 150 $ par personne ou moins. Le transport pour le retour, le taxi et l’hébergement pour la nuit ne sont pas comptés dans les 150 $. Si le coût dépasse 150 $ par personne, tout le montant, frais supplémentaires compris, devient un avantage imposable.

• Événements virtuels : non imposables s’ils sont offerts à tous les employés et coûtent, taxes comprises, 50 $ ou moins par employé pour les repas, boissons et livraison seulement, ou 100 $ ou moins avec du divertissement. Les remboursements exigent des reçus, et les cartes-cadeaux de livraison doivent remplir les conditions ci-dessus.
• Événements hybrides : 150 $ ou moins par personne, taxes comprises, les personnes incluant les époux et conjoints de fait.
• Pour les événements virtuels et hybrides, l’ARC fixe un maximum annuel de six événements sociaux payés par l’employeur, en personne et virtuels confondus.

Un cadeau ou une fête imposable figure sur le T4 de l’année où l’employé l’a reçu, à la case 14 « Revenus d’emploi » et sous le code 40 dans « Autres renseignements ». Le tableau des avantages de l’ARC fixe les retenues :

Les billets remis pour un usage d’affaires (un employé qui doit assister au match pour recevoir des clients ou superviser) ne sont pas un avantage. Notez qui a reçu le billet et pourquoi. Les billets pour usage personnel sont imposables, sauf s’ils entrent dans la politique sur les cadeaux.

Les aliments, boissons et divertissements sont en général déductibles à 50 %. Le guide de l’ARC sur les revenus d’entreprise T4002 (ligne 8523) énumère des exceptions, dont une fête de bureau ou un événement semblable auquel tous les employés d’un même lieu sont invités. La limite est de six événements par année. Pour ceux-là, le plafond de 50 % ne s’applique pas.

T4002 est le guide des entreprises individuelles et des sociétés de personnes qui produisent le T2125. Ce sont des règles fédérales. Revenu Québec a les siennes, que cette page ne couvre pas.