Versements des retenues sur la paie : types d’auteurs de versements, échéances et pénalités

1. Ouvrir auprès de l’ARC un compte de programme de retenues sur la paie.
2. Obtenir le NAS (numéro d’assurance sociale) de chaque employé dans les trois jours suivant le début du travail, ainsi qu’un formulaire fédéral TD1 rempli (et, s’il y a lieu, un formulaire TD1 provincial ou territorial).
3. Retenir les cotisations au RPC, les cotisations à l’AE et l’impôt sur le revenu sur la rémunération, les avantages imposables et les allocations — et garder ces montants en fiducie, séparés des fonds de l’entreprise.
4. Les verser, avec la part de l’employeur au RPC et à l’AE, au plus tard à l’échéance qui correspond au type d’auteur de versements de l’employeur.
5. Déclarer la rémunération et les retenues sur des feuillets T4 ou T4A, produits avec un sommaire au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante.
6. Produire un relevé d’emploi (RE) quand un employé cesse de travailler et qu’il y a une interruption de gains.
7. Conserver les registres pendant au moins six ans après l’année à laquelle ils se rapportent.

Un employeur qui ne fait aucun effort raisonnable pour obtenir le NAS d’un employé peut se voir imposer une pénalité de 100 $ par NAS qu’il n’a pas tenté d’obtenir. Les retenues et les feuillets sont tout de même exigibles quand le NAS n’est pas encore arrivé.

L’échéance dépend des retenues mensuelles moyennes (RMM) — le total des versements d’une année civile divisé par le nombre de mois où il y a eu des versements — d’il y a deux années civiles. L’ARC indique à l’employeur son type d’auteur de versements ; l’employeur peut aussi le vérifier dans Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client.

Un dossier irréprochable (en anglais, « perfect compliance history ») signifie que, pendant 12 mois, toutes les retenues sur la paie ont été faites et versées à temps, la TPS/TVH a été payée à temps, et les déclarations de renseignements T4 et de TPS/TVH ont été produites à temps. Un seul versement en retard met fin aux versements trimestriels à partir du mois suivant, jusqu’à ce qu’un nouveau dossier de 12 mois soit rétabli.

Quand une échéance tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié reconnu par l’ARC, le paiement est à temps s’il est reçu ou traité dans une institution financière canadienne le jour ouvrable suivant au plus tard.

• Généralement imposée seulement sur la partie qui dépasse 500 $, mais sur le montant total quand le défaut est volontaire ou équivaut à une faute lourde.
• Un deuxième défaut volontaire ou équivalant à une faute lourde (ou un défaut subséquent) dans la même année civile : 20 %.
• Les auteurs de versements du seuil 2 qui paient à temps, mais pas à une institution financière, peuvent se voir imposer 3 %.
• Les montants retenus mais non versés sont établis en entier — la part de l’employé et celle de l’employeur — avec pénalité et intérêts. Les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables.

Les taux du RPC et de l’AE, les maximums de la rémunération assurable et des gains ouvrant droit à pension, ainsi que les cotisations maximales changent chaque janvier, et depuis le 1er janvier 2024, les employeurs retiennent aussi la deuxième cotisation supplémentaire au RPC (RPC2) sur les gains qui dépassent le maximum des gains annuels ouvrant droit à pension de l’année. Lisez les chiffres de l’année sur les pages de taux de l’ARC citées dans les sources ci-dessous plutôt que dans les notes de l’an dernier.

Les déclarations de renseignements T4 et T4A sont produites, et les feuillets remis aux employés, au plus tard le dernier jour de février de l’année qui suit celle visée par la déclaration. Si ce jour tombe un samedi ou un dimanche, l’échéance est le jour ouvrable suivant. Le versement de décembre qui est dû le 15 janvier est en retard s’il est joint à la déclaration T4 reçue après le 15 janvier.