Combien de temps conserver les registres d’entreprise au Canada : la règle des six ans de l’ARC et ses exceptions

En général, les registres exigés et les pièces justificatives se conservent six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. L’année d’imposition est l’année civile pour un particulier et l’exercice pour une société. Pour une fiducie, elle dépend du type de fiducie.

L’ARC indique que les règles de conservation sont semblables dans la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d’accise (qui comprend la TPS/TVH), la Loi sur l’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, la Loi de 2001 sur l’accise et la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien. Une seule habitude de six ans couvre l’impôt sur le revenu, la TPS/TVH et la paie.

Le décompte part de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle un document se rapporte. Un contrat ou une convention de prêt qui court pendant des années se conserve jusqu’à six ans après la dernière année où il compte, et non six ans après sa signature.

La page prévoit aussi des durées pour une note de rajustement de TPS/TVH remise à une entité de pension (six ans à compter du jour de sa délivrance), pour un organisme dont l’enregistrement est révoqué (deux ans après la révocation) et pour les agents de partis politiques enregistrés. Si votre client en fait partie, ouvrez la page de l’ARC.

Les registres sont des documents comptables et financiers organisés qui résument les opérations, avec les pièces qui les justifient. La liste de l’ARC est longue : grands livres, journaux, états financiers, relevés de compte, déclarations d’impôt et de TPS/TVH, factures de vente, reçus d’achat, contrats, bordereaux de dépôt, relevés bancaires, chèques annulés, bordereaux de caisse, reçus de carte de crédit, bons de travail, bordereaux de livraison, documents de travail, carnets de bord, courriels et toute la correspondance qui appuie une opération.

• Doit tenir des registres quiconque doit produire une déclaration, exploite une entreprise, perçoit ou verse une taxe ou des retenues sur la paie, ou demande un remboursement ou un remboursement partiel de TPS/TVH. La liste nomme aussi les fournisseurs de services de paie et les teneurs de registres tiers.
• Les sociétés de portefeuille et les sociétés inactives tiennent aussi des registres.
• Il faut tenir des registres distincts pour chacune de ces situations.
• Les registres doivent être fiables et complets, contenir ce qu’il faut pour remplir les obligations fiscales et calculer les crédits, être appuyés par des documents et être tenus en français, en anglais ou dans les deux langues.

La responsabilité reste à la personne à qui appartiennent les registres. L’ARC précise qu’il faut protéger ses registres même si l’on confie leur garde à un tiers, et le RC188 dit que le propriétaire doit s’assurer que des registres adéquats sont tenus même lorsqu’un teneur de livres, un comptable ou un fournisseur de services applicatifs les garde. L’ARC doit pouvoir consulter les registres sur demande, y compris ceux que des tiers détiennent.

• Veillez à ce que le propriétaire, un employé ou le teneur de registres tiers soit présent lorsque des fonctionnaires de l’ARC examinent les registres à l’adresse où ils sont gardés, et que votre représentant collabore et réponde aux questions sur l’entreprise.
• Les fonctionnaires de l’ARC peuvent faire des copies, ou demander des copies, de tout registre dont ils ont besoin.
• L’ARC recommande de l’informer des changements chez les tiers qui pourraient toucher les registres, par exemple un transfert vers un autre fournisseur.
• Pour les opérations par Internet, conservez vous-même l’information ou une copie : journaux Web, courriels de confirmation, signatures électroniques. Un tiers peut ne pas la garder pendant la période exigée par la loi, même lorsque des gestionnaires de transactions ou d’autres mandataires traitent la vente.

L’ARC accepte les registres tenus sur papier, sur papier puis convertis dans un format électronique lisible, ou uniquement dans un format électronique lisible.

• Créés sur papier. Gardez le papier, sauf s’il est enregistré sous forme d’image acceptable (fichier électronique, microfiche ou microfilm). L’image doit être une reproduction fidèle destinée à remplacer le papier, donner la même information et ne pas masquer de détails importants à cause des limites de résolution, de tonalité ou de teinte.
• Créés sous forme électronique. Gardez-les dans un format électronique lisible, même si vous avez une copie imprimée.
• Jeter le papier numérisé. Si la numérisation suit la norme que nomme l’ARC (la plus récente norme nationale du Canada, CAN/CGSB 72.34 de l’ONGC), les images deviennent les registres permanents et le papier peut être détruit. Si l’entreprise ne peut pas respecter cette norme, elle garde les originaux. En cas de doute, l’ARC recommande d’obtenir d’abord un avis juridique.
• Systèmes. Un registre électronique doit être appuyé par un système qui produit des registres accessibles à l’ARC et lisibles par ses logiciels, et il reste lisible après un changement de système. Si les registres sont chiffrés, l’ARC doit pouvoir les obtenir déchiffrés.
• Copies de sauvegarde. Faites toujours des copies de sauvegarde adéquates, de préférence à un endroit au Canada autre que le lieu d’affaires. Vérifiez qu’une sauvegarde peut être restaurée sous une forme utilisable.

L’ARC peut aussi examiner les systèmes de l’entreprise : circulation de l’information, données conservées, fiabilité des contrôles. Elle attend une piste de vérification, soit l’information nécessaire pour reconstituer la séquence d’événements d’une opération, du document justificatif (papier ou électronique) jusqu’aux comptes financiers sommaires. Les systèmes de point de vente, le commerce électronique, les stocks, les paiements, le courrier électronique et les logiciels de préparation des déclarations peuvent en faire partie.

Les registres se gardent à l’établissement ou à une résidence au Canada, sauf autorisation écrite de l’ARC de les garder ailleurs. Un registre gardé à l’extérieur du Canada et consulté par voie électronique depuis le Canada n’est pas considéré comme gardé au Canada.

• Pour demander l’autorisation, écrivez au bureau des services fiscaux. L’autorisation est donnée par écrit, avec ses conditions.
• Avec l’autorisation de garder des registres électroniques à l’extérieur du Canada, l’ARC peut accepter des copies si elle est convaincue qu’elles sont conformes, qu’elles peuvent être mises à la disposition de ses fonctionnaires au Canada dans un format lisible par ses logiciels et qu’elles contiennent assez de détails pour appuyer les déclarations.
• Si les registres sont sur des serveurs à l’extérieur du Canada, vous devez accéder aux serveurs, ou faire accéder votre personnel, et fournir à l’ARC les registres du système électronique dont elle a besoin.
• Les organismes de bienfaisance enregistrés et certains autres organismes ne peuvent pas obtenir l’autorisation de garder des registres à l’extérieur du Canada.

Cette page ne dit pas si un produit comptable donné stocke ses données au Canada et ne constitue pas un avis juridique sur l’infonuagique. Si les livres d’un client sont sur des serveurs à l’étranger, lisez la page de l’ARC ci-dessus et posez la question au bureau des services fiscaux ou à un avocat.

• TPS/TVH. Les registres doivent décrire les biens et services avec assez de détails pour savoir si la TPS/TVH s’applique, et permettre de calculer la taxe à payer ou à percevoir et tout remboursement, remboursement partiel ou déduction de la taxe nette. Pour demander un crédit de taxe sur les intrants, gardez les factures ou reçus d’achat. Ils doivent contenir les renseignements précis que l’ARC énonce, et vos propres factures de vente aussi, pour que les clients inscrits à la TPS puissent faire leur demande.
• Paie. Quand vous retenez l’impôt sur le revenu, les cotisations au RPC ou à l’AE, les registres indiquent les heures travaillées par chaque employé et les montants retenus. Gardez le formulaire TD1 de chaque employé, le formulaire TP-1015.3-V pour les employés qui travaillent au Québec, les lettres d’autorisation de l’ARC qui réduisent les retenues pour une année, tous les feuillets de renseignements remis et toutes les déclarations produites, ainsi que les renseignements sur les régimes de pension agréés.
• Les sociétés gardent aussi les procès-verbaux des réunions des administrateurs et des actionnaires, les renseignements sur la propriété et le transfert des actions, le grand livre ou d’autres livres d’inscription finale, les contrats spéciaux nécessaires pour comprendre ses écritures, et l’information sur leurs activités commerciales sur Internet. Les sociétés qui font des opérations internationales avec lien de dépendance gardent tous leurs documents sur les prix de transfert.

Pour détruire des livres de comptes et des registres avant la fin de la période de conservation, il faut d’abord obtenir l’autorisation écrite de l’ARC : remplissez le formulaire T137, Demande de destruction de registres, ou présentez une demande écrite au bureau des services fiscaux. Vous ou un représentant autorisé pouvez le faire. Détruire des registres papier ou électroniques sans autorisation peut entraîner des poursuites.

L’ARC ne peut approuver la destruction que des registres exigés par les lois qu’elle administre. D’autres lois fédérales, provinciales, territoriales ou municipales peuvent exiger les mêmes registres plus longtemps, et l’ARC ne peut pas y déroger.

Ce sont des règles de l’ARC. Revenu Québec et d’autres autorités provinciales ont les leurs, et cette page ne les couvre pas.